제1장 총칙

조항
	제1조(목적)

이 규정은 울산과학기술원(이하 "울산과기원"이라 한다) 행정업무에 관한 중요사항을 규정함으로써 행정업무의 간소화·표준화·과학화 및 정보화를 도모하여 행정의 효율을 높이는 것을 목적으로 한다.

조항
	제2조(적용범위)

① 울산과기원에서 행하는 행정업무의 운영에 관하여 따로 규정한 경우를 제외하고는 이 지침에 따른다.

② 비밀문서의 관리, 보관 및 보존 등에 관해서는 울산과기원 보안업무규정의 적용을 받는다.

조항
	제3조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "공문서"란 울산과기원 내부 상호간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서 등의 특수매체 기록을 포함한다) 및 울산과기원에 접수된 모든 문서를 말한다.

2. "전자문서"란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.

3. "문서주관부서"란 울산과기원의 공문서의 분류·배부·수발업무 지원 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서를 말한다.

4. "처리부서"라 함은 업무 처리를 주관하는 부서를 말한다.

5. "서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 공문서(전자문서를 제외한다)에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 표시하는 것을 말한다.

6. "전자문자서명"이라 함은 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.

7. "전자이미지직인"이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.

8. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

9. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집·가공·저장·검색·송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

10. "연도표시 일련번호"라 함은 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

11. "결재권자"라 함은 총장을 비롯한 위임전결요령에 의하여 총장으로부터 결재권을 위임받은 사람 및 규정에 의하여 대결하는 사람을 말한다.

제2장 공문서관리

제1절 일반사항

조항
	제4조(공문서의 종류)

① 공문서(이하 "문서"라 한다)의 종류는 다음 각 호의 구분에 따른다.

1. 법규문서: 법령·정관·학칙 및 제 규정 등은 조문형식에 의하여 작성하고, 별도로 정하는 일련번호를 사용한다.

2. 지시문서: 지시, 일일명령 등 교내 각 부서의 교직원 또는 학생에게 일정한 사항을 지시하는 문서로서 시행문 형식 또는 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.

3. 공고문서: 고시·공고 등 일정한 사항을 대내·외에 알리기 위한 문서를 의미한다.

4. 연구문서: 각종 조사·연구 및 분석의 계획·기록 및 보고에 관한 문서를 말하며, 그 분류 및 관리에 관하여 필요한 사항은 총장이 따로 정한다.

5. 비치문서: 일정한 사항을 기록하여 기관 내부에 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성한다.

6. 일반문서: 제1호부터 제5호에 속하지 아니하는 모든 문서로서 시행문형식 등에 의하여 작성한다.

조항
	제5조(문서의 성립 및 효력발생)

문서는 최종결재권자가 결재함으로써 성립하고, 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨과 동시에 그 효력을 발생한다.

조항
	제6조(문서작성의 일반원칙)

① 문서는 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 그 밖의 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다 .

② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아숫자로 한다.

③ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시·분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.

④ 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

⑤ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210mm, 세로 297mm로 하며, 문서의 작성시 위쪽 및 왼쪽으로부터 20mm, 오른쪽 및 아래로부터 15mm의 여백을 두되, 필요 시 조정할 수 있다.

⑥ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

조항
	제7조(문서의 간인)

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 결재권자가 결재함과 동시에 제41조의 규정에 의하여 등록된 인장으로 간인하여야 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가·인가 및 등록증에 관계되는 문서

4. 기타 결재권자가 중요하다고 인정하는 문서

② 전자문서의 간인은 다음 각 호의 어느 하나의 방법에 의한다.

1. 면 표시의 방법: 문건별 면수를 중앙 하단에 표시하되, 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.

2. 발급번호기재의 방법: 제 증명 발급에 관한 문서는 당해 연도별 일련번호 및 면 번호를 기재한다.

조항
	제8조(문서에 대한 표시)

① 문서에 서식·금전·유가증권·참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 "붙임: " 의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 나누어 표시하여야 한다.

② 대외로 시행되는 문서에는 울산과기원의 로고·상징·마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

조항
	제9조(결재받은 문서의 수정)

결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다. 다만 종이문서의 경우로서 삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고 삭제하거나 수정한 사람이 그 곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.

조항
	제10조(문서의 전자적 처리)

문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차와 각종 대장·서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

제2절 문서의 구성

조항
	제11조(문서의 구성)

① 제4조제6호에 따른 일반문서는 다음과 같이 두문·본문 및 결문으로 구성한다.

1. 두문은 기관명ㆍ수신자 및 (참조)로 한다.

2. 본문은 제목·내용 및 붙임으로 한다.

3. 결문은 발신명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명을 포함한다. 이하 같다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 기관의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·모사전송번호, 기안자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.

② 제1항제3호에 따른 생산등록번호 및 접수등록번호는 기록관리규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명을 쓰고 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 보조기관 또는 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당 등으로 쓴다.

③ 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명을 표시한다.

④ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성한다.

조항
	제12조(항목의 구분)

문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1. 첫째항목: 1, 2, 3, 4 ········

2. 둘째항목: 가, 나, 다, 라······

3. 셋째항목: 1), 2), 3), 4)······

4. 넷째항목: 가), 나), 다), 라),····

5. 다섯째항목: (1), (2), (3), (4)·······

6. 여섯째항목: (가), (나), (다), (라)·····

7. 일곱째항목: ①, ②, ③, ④ ········

8. 여덟째항목: ㉮, ㉯, ㉰, ㉱ ········

9. 제2호·제4호·제6호· 및 제8호의 경우에 하, 하), (하), ㉻이상 더 계속되는 때에는 거, 거), (거), , 너, 너), (너), ········로 이어 표시한다.

조항
	제13조(끝표시)

① 문서의 본문이 끝나면 한 글자(2타) 띄우고 "끝"표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 글자(2타) 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.

② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자(2타) 띄우고 "끝"표시를 하여야 한다.

③ 연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 글자(2타)를 띄운 후 "끝"표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항에 따라 "끝"표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 "이하 빈칸"표시를 하여야 한다.

조항
	제14조(발신명의)

① 대외로 발신하는 문서의 발신명의는 총장으로 한다. 다만, 합의제기관의 권한에 속하는 문서 등 필요한 경우에는 예외로 한다.

② 울산과기원 내부 보조(좌)기관 상호 간에 발신하는 문서는 총장이 정하는 위임전결요령에 의한 당해 보조(좌)기관의 최종 결재권자의 명의로 발송한다.

③ 발신할 필요가 없는 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.

제3절 문서의 기안

조항
	제15조(문서의 기안)

① 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 하며, 별지 제1호서식 및 제2호서식에 의하되, 업무의 성격 기타 특별한 결재절차에 사용하는 기안문의 서식은 따로 정하여 사용할 수 있다.

② 보고서·계획서·검토서 등 발신할 필요가 없는 내부결재문서에는 별지 제3호서식을 사용할 수 있다.

조항
	제16조(수정기안)

수신한 종이문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 수정하여 기안할 수 있다.

조항
	제17조(서식에 의한 처리)

생산등록번호란·접수등록번호란·수신자란 등이 설계된 서식으로 작성한 문서는 기안문을 따로 작성하지 아니하고 별표 2의 간이 결재인을 찍어 이에 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

조항
	제18조(작성자의 표시)

기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 문서의 여백에 작성자가 서명 또는 날인하여야 한다.

조항
	제19조(기안자 등의 표시)

① 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명하고, 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명하되, 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.

② 업무분장상 수개의 단위업무를 총괄하는 책임자(이하 "총괄책임자"라 한다)가 있는 경우에 그 소관업무를 분담하고 있는 자(이하 "업무분담자"라 한다)가 기안한 때에는 총괄책임자의 검토를 거쳐야 하며, 총괄책임자가 기안한 때에는 업무분담자의 의견을 들은 후 검토·결재 등을 받아야 한다.

③ 제2항의 지침에 의하여 총괄책임자 또는 업무분담자가 기안문에 대하여 검토 등을 하는 때에는 기안문의 검토자의 서명란에 서명하되, 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)" 이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.

조항
	제20조(협조)

① 기안문의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있는 때에는 결재권자의 결재를 받기 전에 그 부서의 협조를 받아야 한다.

② 제1항의 지침에 의하여 기안문을 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해 문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

조항
	제21조(결재)

① 모든 문서는 총장의 결재를 받아야 함을 원칙으로 한다.

② 총장은 사무의 내용에 따라 임직원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 총장이 따로 정한다.

③ 위임전결요령에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 상위직위의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명하여야 한다.

④ 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결권자의 상위직위의 결재란을 설치하지 아니하고 서명란에 "전결" 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 상위직의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 "대결" 표시를 하고 서명하여야 한다.

⑤ 결재권자가 휴가·출장 기타의 사유로 결재할 수 없는 때에는 그 직무를 대리하는 자가 대결할 수 있되, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.

⑥ 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다.

조항
	제22조(발신방법의 지정)

결재권자가 전신 또는 정보통신망에 의하여 시행할 문서에 결재를 함에 있어서 그 내용이 누설되는 경우 기관의 이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 암호화하여 지정하여야 한다.

조항
	제23조(문서의 생산등록)

문서를 생산한 때에는 기록관리규정이 정하는 바에 따라 기록물등록대장에 등록하고, 내부결재문서인 경우에는 기록물등록대장의 수신자란에 "내부결재" 표시를 하여야 한다.

제4절 시행문의 작성·심사 및 발송

조항
	제24조(시행문의 작성)

① 결재를 받아 발신을 하여야 할 문서는 별지 제1호서식 및 별지 제2호서식에 의하여 작성하여야 한다.

② 제17조에 따라 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신명의란에 직인(전자이미지직인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 총장의 서명(전자문자서명 제외한다)을 받아 시행할 수 있다.

③ 총장이 원내의 보조(좌)기관 내부 부서 상호간 단순업무에 관한 지시, 단순한 자료요구·업무연락·통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 원의 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다.

조항
	제25조(직인날인 및 서명)

총장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장·표창장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 직인을 날인하거나 총장이 서명을 하고, 원내에서 부서 명의로 발신하는 문서의 시행문에는 부서장이 직인을 날인하거나 서명을 한다. 다만, 전신·전신타자 또는 전화로 발신 하는 문서나 신문 등에 게재하는 문서에는 직인을 날인하거나 서명하지 아니한다.

조항
	제26조(직인생략 등)

① 경미한 내용의 문서, 단순업무처리에 관한 지시문서와 부서 상호간의 단순한 자료요구· 업무연락·통보 등을 위한 문서에는 직인 또는 서명을 생략할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의한 문서에는 발신명의 표시의 오른쪽에 별표 1의 ‘직인생략' 또는 ‘서명생략'(원내 부서 상호간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다.

③ 원내 부서 상호간에 발신하는 시행문에는 발신명의 표시의 마지막 글자 위에 부서장 직인을 날인하거나 서명(전자문자서명을 제외한다)하여 시행하되, 필요한 경우에는 소속 교직원으로 하여금 발신명의인의 서명 표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 서명 표시인을 사용하지 아니하고 전자문자서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행하여야 한다.

조항
	제27조(시행문의 발송)

① 시행문은 처리부서에서 발송하되, 종이문서인 경우에는 이를 복사하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템 상에서 발송하여야 한다.

② 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 사람(문서주관부서의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서주관부서의 문서수발업무를 담당하는 자를 말한다)은 발송할 문서와 기록물등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다.

③ 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편·우편·모사전송·전신 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편·등기우편 기타 발송사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

④ 우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기관명(홈페이지주소 포함)과 부서명, 주소, 전화번호, 우편번호가 찍힌 봉투에 넣어 발송한다.

⑤ 인편에 의하여 중요한 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명(전자문자서명을 제외한다) 또는 날인을 받아야 한다.

⑥ 제1항에도 불구하고 전자문서는 울산과기원의 홈페이지 또는 소속 교직원의 공식 전자우편주소(울산과기원에서 교직원에게 부여한 전자우편주소를 말한다. 이하 같다)를 이용하거나 출력하여 울산과기원 외의 사람에게 발송할 수 있다.

⑦ 문서주관부서장은 문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 위·변조, 분실·훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

⑧ 직인(전자이미지직인을 제외한다)을 날인하여 시행하는 문서는 직인관리자가 직인을 날인 후 처리부서에서 발송하여야 한다. 전자문서인 경우에는 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 사람이 전자이미지직인을 찍은 후 처리부서에서 발송하여야 한다.

조항
	제28조(송수신사항의 기재 등)

모사전송 또는 전신 등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 보존하여야 한다.

조항
	제29조(비밀번호 등)

① 총장은 전산담당 부서로 하여금 원내 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여 사용토록 할 수 있다.

② 정보통신망을 이용하여 문서를 작성·처리하고자 하는 사람은 개인별 사용자계정 (ID)·비밀번호 및 전자문자서명을 이 규정 제37조에 의한 전자문서운영전담부서에 등록하여 사용하여야 한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다.

③ 제1항 및 제2항의 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야한다.

제5절 접수문서의 처리

조항
	제30조(문서의 접수·처리)

① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서주관부서에서 직접 받은 문서는 지체없이 처리부서에 이를 배부하여 접수하게 하되, 이 경우 배부정보는 기록관리규정이 정하는 바에 따라 등록정보로 관리하여야 한다.

② 접수된 문서는 전자문서시스템을 통하여 외부문서등록을 해야 하며, 전자문서인 경우에는 그 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다. 다만, 제1항에 따라 문서주관부서에서 직접 받은 문서는 문서주관부서가 접수일시를 기재하여 이를 처리부서로 보낸다.

③ 처리부서의 문서수발업무를 담당하는 사람은 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

④ 총장은 원의 홈페이지 또는 교직원의 공식 전자우편주소를 이용하여 행정기관외의 사람으로부터 문서를 받아 처리부서에서 접수 처리하게 할 수 있다.

조항
	제31조(문서의 공람)

① 위임전결요령에 의한 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리 기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

② 공람문서는 다음 각 호의 문서를 말한다.

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 행정기관이나 또는 원내 보조기관 또는 보좌기관간 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 소관사항 등 형식적인 면 또는 법률·예산 등 내용적인 면에서 검토가 필요한 문서

5. 그 밖에 교직원이 개별적으로 또는 전체적으로 알아야 할 필요가 있는 문서

조항
	제32조(문서의 배부)

① 문서주관부서는 받은 문서가 2이상의 부서에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 보내야 한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.

② 경유부서는 접수한 경유문서에 대한 검토를 마친 후 다른 부서의 장 또는 최종 수신자에게 경유문서를 첨부한 문서를 결재권자의 결재를 받아 경유 부서장의 명의로 발송하여야 한다. 이 경우 경유부서의 의견이 있는 때에는 그 의견을 본문에 표시하거나 첨부하여 보내야 한다.

③ 제1항에 따라 문서를 접수한 처리부서는 당해 문서를 관련부서에 처리부서의 장의 명의로 이송하여야 한다.

조항
	제33조(문서의 반송 및 재배부 등)

① 총장은 접수한 문서에 형식상의 오류가 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호·시행일자·제목과 반송사유를 명시하여 발신 행정기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.

② 처리부서는 문서주관부서로부터 그 소관에 속하지 아니하다고 판단되는 문서를 인계받은 때에는 그 사유와 배부의견을 적시하여 지체없이 문서주관부서에 반송하여야 하며, 문서주관부서는 당해 문서를 즉시 재배부 하되, 문서주관부서의 장이 지정하는 처리부서로 보내야 한다.

③ 처리부서에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체없이 문서주관부서에 보내어 해당 처리부서에 배부하도록 요청하여야 한다.

④ 총장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 소관기관의 장에게 이송하여야 한다.

⑤ 문서주관부서장은 당해 문서의 처리부서가 불분명하거나 처리부서간의 이견이 있는 경우에는 울산과기원 사무분장 담당부서에 이를 배부하여 빠른 시일내에 해당 문서의 처리부서를 지정하게 하여야 한다.

조항
	제34조(문서의 분류, 보관·보존)

① 모든 문서는 기록관리에 관한 규정에 따라 정리, 보관하여야 한다.

② 문서의 분류는 직무의 특징별로 분류함을 원칙으로 하되 편의를 위하여 예외로 문서를 통합할 수 있다.

③ 문서의 분류, 보관 및 보존에 대하여는 기록관리규정에 따른다.

제3장 전자문서의 표준 및 유통

조항
	제35조(전자문서의 표준 이용)

전자문서시스템은 행정안정부장관이 정하는 표준과 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따른 표준에 적합한 전자문서시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다.

조항
	제36조(행정정보시스템과 전자문서시스템 간 연계)

총장은 자체적으로 운영·관리하고 있는 행정정보시스템을 전자문서시스템등과 연계하여 행정정보를 공동 활용하는 등의 조치를 취하여야 한다.

조항
	제37조(전자문서 운영 전담부서)

① 총장은 외부기관과의 전자문서의 원활한 유통을 지원하고, 유통되는 전자문서 및 행정정보가 위조·변조·훼손 또는 유출되지 아니하도록 하기 위하여 전자문서 운영 전담부서(이하 이 조에서 "전담부서"라 한다)를 둔다.

② 전담부서는 다음 각 호의 업무를 행한다.

1. 전자문서 또는 행정정보의 원활한 유통을 위한 지원 및 규격·유통표준 등의 운영

2. 전자문서시스템 및 행정정보시스템의 전자적 주소 등의 배포 및 관리

3. 전자문서 또는 행정정보의 효율적인 유통을 위한 프로그램의 개발·보급

4. 전자문서 또는 행정정보의 유통시 발생하는 장애의 복구를 위한 지원

③ 전담부서의 설치 및 운영 등에 관하여 필요한 세부사항은 총장이 따로 정한다.

제4장 인장의 사용관리

조항
	제38조(종류 및 보관)

① 총장의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인과 임원 및 부서장 등이 직무수행에 있어 사용하는 인장에 관한 관리 및 통제는 문서주관부서에서 관장한다.

② 인장의 종류는 다음 각 호와 같다.

1. 이사장 직인

2. 총장 직인 및 법인 등록 인감(원형)

3. 상임감사 직인 및 인감

4. 각종 위원회 위원장 직인

5. 부속(설)기관장 직인

6. 부서장 직인(처장, 단과대학장, 학부장, 대학원장)

7. 기타 총장이 관리할 필요가 있다고 인정하는 인장

③ 인장은 문서주관부서에 보관·관리함을 원칙으로 한다. 다만, 총장 직인을 제외한 처장의 직인은 처의 주무팀, 학부장·단과대학장·대학원장 직인은 소관부서, 부속시설장의 직인은 해당 기관, 위원회 및 합의제기관의 직인은 처리부서에서 보관·관리한다.

④ 인장은 관리 부서장이 지명하는 사람이 시건장치 및 화재 시 타지 않는 재료로 된 금고 등 견고한 장소에 보관한다.

⑤ 인장은 관리부서 단위별로 인장사용대장을 기록·유지하여야 한다.

조항
	제39조(규격)

① 인장의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.

② 인장의 형태는 정사각형 및 원형으로 하고, 인장 인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 검정색으로 할 수 있다.

③ 인장의 인영은 한글로 하여 가로로 새기되, 그 직위의 명칭에 "인" 또는 "의인"자를 붙인다. 다만, 민원업무 등 특수업무를 처리하기 위한 인장은 그 업무집행목적에 한하여 사용되는 것임을 그 인장의 인영에 명시하여야 한다.

④ 중요 인장의 인영내용과 규격은 별표 3과 같다. 다만, 별표 3에 명시되지 않은 인장으로서 울산과기원의 직무수행 상 필요한 인장의 규격은 유사한 인장의 규격을 준용한다.

조항
	제40조(인장의 사용)

① 인장은 그 직의 서리도 이를 사용할 수 있다.

② 인장의 날인은 결재권자의 결재가 확정된 문서에 해당 결재권자의 인장을 날인하여야 한다.

③ 인장은 직위의 명칭의 끝자가 인영의 가운데 오도록 날인하며, 직위 및 성명을 함께 표시할 때에는 성명의 끝자가 가운데 오도록 날인한다.

④ 인장을 날인하는 때에는 사용일시·문서제목·수신자·결재권자·소관부서·취급인 등의 내용을 기록·유지하여야 한다.

조항
	제41조(등록)

① 인장은 등록하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.

② 인장을 등록하여 사용하고자 하는 경우에는 별지 제4호서식에 의하여 인장의 명칭·등록사유·인영문자·규격 등의 내용을 포함하여 문서주관부서에 등록신청을 하여야 한다.

③ 문서주관부서는 인장의 인영을 보존하여야 한다.

조항
	제42조(재등록 및 폐기)

① 인장의 분실, 마멸, 갱신할 필요가 있는 때, 폐기하고자 하는 때에는 그 사유를 들어 별지 제4호서식에 의하여 문서주관부서에 인장을 재등록 또는 폐기신고 하여야 한다.

② 인장을 재등록 또는 폐기하고자 하는 경우에는 인장의 명칭·사유·폐기예정일·폐기방법 등의 내용을 포함하여 문서주관부서에 재등록신청 또는 폐기신고를 하여야 한다.

③ 문서주관부서는 재등록한 인장의 인영 및 폐기하는 인장의 인영도 함께 등록하여 보존하여야 한다.

④ 문서주관부서는 폐기된 인장은 회수하여 관리하여야 하며, 폐기된 인장이 잘못 사용되거나 유출되지 아니하도록 하여야 한다.

조항
	제43조(인장의 원외 반출)

① 울산과기원의 인장은 원외로 반출할 수 없다. 다만, 부득이한 사유로 원외반출을 요할 시에는 인장명·사용목적·사용처·사용기간·사용자 등의 내용이 포함된 신청서를 주관부서에 제출하여 승인을 받아야 한다.

② 총장의 위임을 받아 관리, 사용하는 인장을 대여할 때에는 당해 부서장이 이를 승인한다.

조항
	제44조(전자이미지직인의 등록 및 관리)

① 전자이미지직인을 등록(재등록을 포함한다)하는 보조기관이나 보좌기관은 제41조제2항에 따라 등록하고, 문서주관부서에서 전자이미지직인의 인영을 등록하여 관리하며, 전자문서운영전담부서는 전자이미지직인을 컴퓨터 파일로 관리하여야 한다.

② 전자문서 운영 전담부서는 전자이미지직인을 위조 또는 부정 사용하지 못하도록 필요한 안전장치를 하여야 한다.

제5장 사무관리

조항
	제45조(업무의 인계·인수)

① 조직개편, 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 업무를 인계·인수할 때에는 해당업무에 관한 모든 사항이 구체적으로 나타나도록 별지 제5호서식에 의한 업무 인계·인수서를 작성하여 처리부서에서 보존한다.

② 후임자가 정해지지 않은 경우 기타 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 사람에게 사무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다.

조항
	제46조(편람의 작성)

① 편람은 특별한 사유가 없으면 직제에 규정된 최하 단위 부서별로 작성하여야 하며, 처리과의 장은 정기적으로 또는 수시로 그 내용을 수정하거나 보완하여야 한다.

② 편람은 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성되어야 하며, 업무를 인계·인수할 때에는 편람을 함께 인계·인수하여야 한다.

1. 업무 연혁, 관련 업무 현황 및 주요업무계획

2. 업무의 처리절차 및 흐름도

3. 소관 보존문서 현황

4. 그 밖의 업무처리에 필요한 참고사항

별표1직인생략, 서명생략 표시 규격.hwp
별표2간이 결재인.hwp
별표3중요인장의 인영내용 및 규격.hwp
별지 제1호서식외부 발송용 기안문(시행문 겸용).hwp
별지 제2호서식내부 발송용 기안문(시행문 겸용).hwp
별지 제3호서식보고서․검토서․계획서 등 내부결재(간이기안문) 서식.hwp
별지 제4호서식인장 등록 및 폐기 신청서 서식.hwp
별지제5호서식업무 인계·인수서 서식.hwp